Harta cheluielilor în achiziții sau „PROCUREMENT SPEND MAP”

Despre “spend” in achizitii vorbim deseori. As putea spune ca este cuvantul de baza in departament precum si in organizatie.

Dar…cati dintre noi avem si utilizam un “spend map”? Atunci cand apare sau atunci cand este prezentat catre top management veti auzi invariabil exprimarea: nu stiam ca asta sau asta ne costa atat de mult. Sau veti auzi pe cineva rostind ca pe o anumita categorie de produse se cheltuie in exces si nici macar nu se astepta la asemenea valori.

O harta a cheltuielilor ar trebui sa fie temelia fiecarui department de achizitii, ar trebui sa stea la baza functionarii acestuia pentru a putea gestiona cheltuielile asa cum este util pentru companie intr-un anumit moment dat: in jos, in sus, pentru a elimina anumite categorii de produse sau pentru a introduce altele noi. In concluzie acest “spend map” ar trebui sa fie un instrument viu, in permanenta miscare si evolutie in asa fel incat sa reprezinte un adevarat far care sa ghideze activitatea buyerilor si sa oglineasca extrem de fidel situatia cheltuielor companiei. 

Ce contine un “spend map” si ce intrebari trebuie sa-mi pun la fiecare element al acesteia?
 

Analiza costurilor pe categorii de produse/servicii  

• Cumpăr aceeasi categorie de  bunuri / servicii similare de la diferiți furnizori?
• Am prea multi furnizori pentru aceeasi categorie de produse? 
• Sunt bine incadrate pe categorii  produsele/serviciile pe care le achizitionez? 
• Ar fi mai eficient sa le impart in sub-categorii sau chiar in sub-sub-categorii? Pot sa fac o impartire pe sub-categorii, ierarhizata pe nivele care reflectă industria in care activez? 

In acest fel clasific toate tranzacțiile de cheltuieli în cea mai potrivită sub-categorie. Rapoartele emise  imi vor permite  apoi să analizez cheltuielile in ierarhia categoriilor de cheltuieli definite. 
Acest lucru ma ajuta să identific problemele legate de scurgerile de cheltuieli, cum ar fi cumpărarea din zona “nice to have” si nicidecum din zona “must to have”, sau imi arata cheltuielile dublate.

Analiza produselor / serviciilor

• Cumpăr același articol de la diferiți furnizori, în diferite regiuni sau puncte de lucru la prețuri diferite?

Avand aceasta analiza pot vizualiza  cheltuielile la nivel de articol si imi permit  să analizez situațiile în care același element este achiziționat de la mai mulți vânzători, la prețuri unitare diferite, din zone geografice diferite.  Stiind aceste lucruri  pot sa ma  concentrez  asupra achiziționării fragmentate din cadrul organizatiei  și să identific probleme legate de scurgerile de bani, cum ar fi cumpărarea de la furnizorii care nu sunt din categoria furnizorilor agreati sau pot  evita achizitiile neaprobate sau pe cele care eventual se dubleaza fara sens.

Analiza platilor

•  Prin procesul de facturare al furnizorilor imi valorific toate reducerile si/sau discounturile pe care le-am obtinut?

Examinarea plăților imi permite să analizez practicile și termenii de plată din procesul de facturare . Asa pot sa identific aspecte negative precum reducerile nerealizate din facturari necorespunzatoare contractului, ofertei sau negocierii. Pot sa identific pierderi ale discounturilor datorate  plăților întârziate ale facturilor sau ale dobânzilor nerealizate din plățile anticipate ale facturilor.

Analiza furnizorilor 

• Ce bunuri și servicii achiziționez de la un singur furnizor?

Analiza furnizorilor imi  permite să creez profiluri detaliate de cheltuieli pentru fiecare furnizor in parte. Realizez gruparea furnizorilor pentru a crea un singur profil al furnizorului. De exemplu  Proiect SA, Proiect Logictics SRL, Proiect Romania SRL  sunt toate identificate ca fiind același furrnizor. Profilul furnizorului nostru va afișa cheltuielile acestuia după categoria de produs achizitionata, dupa structura organizației, produsul achizionat, plata, contract (dacă exista) și istoricul  cheltuielilor efectuate în timp. 
Acest proces ofera o vizualizare unitara din perspectiva angajamentului organizației voastre vis-à-vis de un singur furnizor si va aduce putere si parghii excelente in negociere.

Analiza contractelor

• Este totul in conformitate cu termenii contractului meu negociat?

În cazul în care datele contractuale sunt disponibile și utilizate de catre sistemul  financiar din companie, vom analiza cheltuielile cu furnizorii pe baza contractului pentru a identifica pierderile de cheltuieli prin facturi sau alte actiuni ale furnizorului – depasiri ale valorilor contractuale, penalitati aplicate incorect sau  alte neconformitati contractuale cum ar fi intarzieri fata de termene de livrare, aspecte operationale sau mentenanta neconforme cu negocierile initiale stipulate in contract, cu impact in cheltuielile organizatiei.

Pentru a afla noțiuni de bază în achiziții, alegeți Curs Procurement Essential Skills

Tot acest “spend map” va permite sa aveti o balanta corecta in ceea ce priveste economiile pe termen lung si cele pe termen scurt. Va ajuta sa vedeti unde, cat si cum puteti negocia cu fiecare furnizor. Veti avea date concrete pentru fiecare negociere in asa fel incat sa puteti pregati negocierea in mod corect si realist si sa obtineti prin argumente ceea ce v-ati propus.

Aveti o vedere de ansamblu in ceea ce priveste initierea proceselor de economisire in cadrul companiei.  
Daca  inițiativele voastre de reducere a costurilor sunt axate exclusiv pe obținerea unei reduceri a prețului de la furnizor, atunci ati ratat  întregul potențial de beneficii. Obiceiul de a incerca sa stoarceti pur si simplu marjele de profit ale vanzatorului nu sunt sanatoase si acest lucru va ingreuneaza sau chiar face imposibila  obitinerea de mai mult in viitor de la ei . Abilitatea de a extrage mai departe alte reduceri de costuri si de a face economii pentru organizatia voastra, de a eficientiza costuri/proiecte prin negocieri bazate pe prețuri va fi mai dificilă.

Asadar, in cazul in care nu il aveti deja va invit sa construiti acest “spend map” si mai ales sa aveti grija sa-l mentineti actualizat in permanenta daca il aveti deja. Este un instrument foarte valoros pentru buyer si eficient pentru organizatie.

Succes si spor la treaba!