A greși este uman chiar și în Managementul de Proiecte!

A greși este uman chiar și în Managementul de Proiecte!

 

Iată câteva dintre cele mai mari (și utile!) greșeli:

Managementul proiectelor nu este atât de ușor pe cât pare. Chiar și manageri de proiect experimentați pot avea probleme pentru că atât de mulți factori pot afecta rezultatul. Noii manageri de proiect sunt siguri că vor face unele greșeli destul de mari în cariera lor. Totuși, important este să înveți din greșelile tale, astfel încât să poți evita să le faci din nou.

În primul și în primul rând, ceea ce nu ar trebui să se uite este faptul că locul de muncă al unui manager de proiect nu este o sinecură! Atâtea lucruri se întâmplă, atât de multe persoane, atâția factori trebuie luați în considerare! Așa că nu este deloc de mirare că noii manageri de proiect fac o grămadă de greșeli.

 

#greseala_1 - Un domeniu de aplicare prea larg

Este cât se poate de interesant, entuziasmant, de incitant să te ocupi de un proiect mare. Cine care s-a aflat sau se află într-o astfel de poziție poate să spună că asta nu îi conferă un sentiment de importanță și de prestigiu? Dezavantajul este însă că majoritatea face greșeala de a mușca mai mult decât poate mesteca. Cunoaștem, nu? :) Suntem nerăbdători să dovedim, să facem singuri, să ne evidențiem munca și, în mod inevitabil și deloc paradoxal, nu reușim.

Domeniul de aplicare a proiectului este cel care dictează obiectivele și rezultatele pe care ai nevoie să le atingi până la sfârșitul proiectului. În multe cazuri, noii manageri de proiect stau să ia în considerare specificitățile unui proiect și nu permit realizarea de "ciupercării" sau de derivații pe care proiectele mari tind să le facă. Și, astfel, curând, proiectul spiralează fără speranță, ieșind de sub controlul lor.

Pentru a evita această problemă, trebuie să reduci dimensiunea unui proiect mare. Identifică cele mai mici obiective realizabile și limitează-te la gestionarea lor. Păstrează o aderență fermă asupra obiectivelor tale. Nu îți fie teamă să spui NU cerințelor superiorilor sau clienților, în special celor care nu intră în sfera de aplicare a proiectului. Evident, o astfel de abordare poate fi înfricoșătoare, dar, în final, ruperea proiectului în bucăți manevrabile și respectarea obiectivelor tale asigură succesul proiectului. La urma urmei, rolul tău este să gestionezi un proiect. Trebuie să te asiguri că poți obține succesul.

 

#greseala_2 - Prea mult, prea devreme

O altă greșeală de începător este angajarea la un termen limită prea strâns, fără să păstrezi și să acorzi rezerve pentru întârzieri neașteptate.

Deși este posibil să finalizezi proiectul în perioada dată, se presupune că totul - și toată lumea - va funcționa așa cum este de așteptat. În teorie. În practică însă, acest lucru se întâmplă foarte rar, mai ales când un proiect implică multe persoane într-o perioadă semnificativă. Șansa ca un furnizor sau un angajat să nu reușească să livreze în termen și să provoace un efect de domino este foarte mare. Evită acest stres suplimentar prin factorizarea într-o cantitate rezonabilă de spațiu de lucru la stabilirea unui termen. Crezi că proiectul va dura o lună? Include o săptămână în plus pentru a fi în siguranță! Estimează corect durata proiectului și, în plus, așa, pe termen lung, îți vei impresiona și superiorii sau clienții când termini înainte de termen.

 

#greseala_3 - Prea mult „eu” și prea puțin „noi”

Se spune că niciun om nu este o insulă, iar această zicală este cu atât mai adevărată, mai verificată și mai concludentă în managementul de proiecte.

Ca începător în acest domeniu, poți uita foarte ușor că ceilalți pot fi afectați de modul în care gestionezi un proiect. În afară de membrii echipei tale, îi mai ai și pe alții de luat în considerare, cum ar fi părțile interesate sau investitorii și, în cele mai multe cazuri, proiectele sunt create pentru a îndelini așteptările particulare ale acestora, de aceea, sunt parte integrantă din planificarea și gestionarea proiectului.

Dacă nu știi ce așteaptă părțile interesate - sau, și mai rău!- cine sunt părțile interesate, atunci te îndrepți rapid spre dezastru. Fie că atingi obiective care nu răspund preocupărilor părților interesate, fie că stabilești obiective care nu se potrivesc cu așteptările lor. Identifică toate părțile interesate care au o investiție directă și indirectă în proiect. Aliniează-te obiectivelor pentru a răspunde așteptărilor lor. Consultă-le de la bun început. Publică actualizări de stare pentru a le menține în buclă. Este posibil să nu poți satisface complet toți părțile interesate în același grad, dar cel puțin știi ce lipsește pentru referințele viitoare.

 

#greseala_4 - Prea puțină direcție

Mulți dintre managerii de proiect aflați la început nu reușesc să-și atingă obiectivele, deoarece nu stabilesc valori de referință. Transformarea ideilor în ceva tangibil necesită crearea unui punct de plecare. Cu un singur asemenea punct, poți determina cum să îți atingi obiectivele. Dacă nu știi unde te afli, nu vei ști nici ce trebuie să faci pentru a ajunge acolo unde dorești.

Pentru a nu își pierde direcția, stabilește cerințele proiectului și ține-le în permanență în atenția echipei. Consultă-le și fă referire la ele ori de câte ori raportezi starea proiectului și discută mereu dacă vă îndreptați în direcția potrivită.

 

#greseala_5 - Prea puțin managementul riscului

Multe lucruri pot merge prost cu un proiect, oricât de atent îl planifici.

Adesea, noii manageri de proiect nu se aruncă în discuții aprofundate despre potențialele probleme și blocajele pe care le pot întâmpina sau pot apărea pe parcurs. De ce? Poate pentru că le este frică. Genul acela de frică similară....cobitului. Exact. Cobitul. A vorbi despre probleme, e ca și cum ai arunca o doză de ghinion asupra muncii tale. Însă, oricare ar fi motivul, a nu avea un plan B în cazul în care te lovești un blocaj te poate costa mult mai mult timp și bani. Poate chiar compromite sever succesul proiectului tău.
Și, ca să revenim la zicale, că au și ele rostul lor, un gram de prevenție valorează cât un kilogram de leac. De aceea, te sfătuim să discuți și să analizezi împreună cu echipa ta toate scenariile posibile. Să realizați împreună planuri de acțiune pentru fiecare situație. Atribuie unui membru al echipei rolul de a fi vârf de lance în această privință. Planurile de back-up ar trebui să fie simple și flexibile, astfel încât să le puteți adapta circumstanțelor particulare pe măsură ce apar. Un plan detaliat de gestionare a riscurilor te va face să te simți mai încrezător și mai capabil să gestionezi orice situație.

 

Ție ce ți se pare cel mai dificil în managementul de proiecte? Crezi că mai sunt și alte greșeli pe care le poți face ca începător?