Analiza de Business chiar ajuta

Oare Analiza de Business chiar ajuta sau este doar o “despicare a firului in patru”?
Raspunsul imediat ar fi ca beneficiile asociate Analizei de Business sunt adesea greu de identificat:
o Analiza de Business corecta in cadrul proiectului asigura implementarea unei solutii adecvate si chiar din cauza acestui demers multi pierd din vedere costuri, timp si eforturi suplimentare care au fost evitate (remedierea unor probleme care au scapat in etapa de Analiza duce la multe schimbari in timpul dezvoltarii solutiei).

Analistul de Business este unul din cele doua roluri critice in proiect (celalalt rol este Managerul de Proiect). Aceste doua roluri determina succesul sau esecul proiectului.
Managerul de proiect se asigura ca totul este la locul sau, ca se actioneaza conform graficului de lucru, pentru a livra solutia in timp util si in bugetul stabilit.

Analistul de Business se asigura ca solutia corecta este livrata prin eforturile Managerului de Proiect si ale echipei.
“Corect” in acest context semnifica “adecvat nevoilor”. Fara implicarea Analistului de Business, proiectul va livra ceva, insa in multe cazuri acel ceva nu va fi raspunsul corect la nevoile grupurilor de interes.
Vom analiza principalele motive de esec ale proiectelor si  daca participarea unui Analist de Business reduce probabilitatea de esec. Motivele luate in considerare sunt: cerintele incomplete, lipsa de implicare a utilizatorilor, asteptarile nerealiste, schimbarea cerintelor, lipsa de planificare.

1. Cerinte Incomplete
Analistii de Business sunt responsabili cu cerintele. Poate ca nu ei le genereaza, dar daca cerintele aprobate nu corespund obiectivelor de business, atunci analistul va fi raspunzator. Un bun Analist de Business va reduce riscul de generare a unor cerinte lipsite de acuratete sau incomplete. El nu poate evita totusi acest risc, datorita implicarii grupurilor de interes care sunt furnizori de cerinte si care nu sunt in controlul analistului.

2.Lipsa de implicare a utilizatorilor
Pentru  diminuarea riscului de implicare redusa, este necesar sa definim ce utilizatori trebuie implicati, de ce si in ce mod. Analistul de Business trebuie sa analizeze si sa documenteze grupurile de interes in functie de contextul si continutul solutiei. Analistul de Business are responsabilitatea de a se asigura ca atat contextul solutiei, cat si continutul acesteia, sunt definite in intregime, complet si cu acuratete.
Aceasta analiza va reduce riscul lipsei de implicare a utilizatorilor, sau a unor probleme de readiness organizational in momentul in care solutia va trebui sa fie introdusa in mediul organizational.

3.Asteptari nerealiste
Asteptarile nerealiste pot fi cauzate de multiple motive, iar majoritatea lor nu sunt direct atribuite Analistului de Business. Contributia analistului se manifesta prin transformarea asteptarilor in cerinte (formale), clarificarea acestora, consolidarea lor intr-un document de  cerinte de business si comunicarea catre toate grupurile de interes.
De asemenea, definirea SMART a Obiectivelor (Specific, Masurabil, de Atins, Realistic si Temporal) este o modalitate de a asigura setarea unor asteptari corecte. Spre exemplu ambiguitatea unei asteptari de forma “cresterea nivelului de satisfactie a clientilor” poate fi translatata in “reducerea cu 30% a numarului de reclamatii intr-un interval de 6 luni”.

4.Schimbari de cerinte
Cerintele se pot schimba din diverse motive: modificari in mediul de business, utilizatorii solutiei inteleg ca ceea ce au solicitat nu este ceea ce au nevoie sau se constata ca intelegerea cerintei este deficitara.
Ultimele doua motive pot fi reduse de catre Analistul de Business.
Prin definirea precisa a domeniilor de adresabilitate ale proiectului, definirea detaliata si corecta a cerintelor si a procesului de management al schimbarilor, Analistul de Business reduce numarul schimbarilor si permite abordarea coerenta a solicitarilor de schimbare.

5. Lipsa de planificare
Analistul de Business nu este Manager de Proiect  (si vice-versa) – ei au abilitati diferite si de cele mai multe ori nu sunt interschimbabili,iar planificarea este in responsabilitatea Managerului de Proiect.
Contributia Analistului de Business se refera la activitati de Analiza de Business care trebuie sa faca parte din planul de proiect si la estimarea riscului privind reluarea / modificarea majora a activitatilor de Analiza de Business.

Concluzii:
Anumite statistici afirma ca sumele necesare pentru remedierea unor erori care apar in faza de analiza cresc pana la un factor de 100 daca nu sunt rezolvate pana la inceperea implementarii. IBM, de exemplu, considera ca erorile care apar in analiza sunt extrem de costisitoare daca remedierea lor se face dupa finalizarea fazei de analiza. Aproape 75% din costurile de rework pe proiect sunt cheltuite pe rezolvarea erorilor de analiza.
In general, proiectele aloca un timp si un efort redus pentru Analiza (in medie 10%), iar impactul acestui lucru este ca se cheltuie mai multi bani pentru remedierea erorilor!

Ce ne impiedica, de fapt, sa acordam atentia cuvenita Analizei de Business si sa abordam profesionist cerintele?