Catalin Ionescu: Lasati angajatilor loc de gandire autentica!

Un articol despre inteligenta, intelepciune, procedura, libertate, manageri si lideri – de Catalin Ionescu preluat de pe www.portalmanagement.ro

In secolul XXI este unanim aceptat ca in majoritatea companiilor sau a instituiilor publice sunt necesare procedurile pentru o serie larga de activitati.

Portalmanagement.ro: De ce au fost necesare la inceput?

Catalin Ionescu: Pentru ca prin procedurarea unor procese s-a ajuns mai usor la standardizare, la capacitatea de a fabrica produse sau servicii care sa respecte un anumit standard de calitate. Mai mult, in diverse sisteme, precum cel al sanatatii, procedura ne poate salva viata. La fel se intampla si in domeniul interventiilor la dezastre, armata, politie si alte servicii asemenea celor enumerate mai devreme.

Cu toate acestea, in alte domenii s-a exagerat si se exagereaza in continuare in procedurarea mai tuturor activitatilor, fie ele esentiale sau nu, pentru client sau consumator.

Portalmanagement.ro: De ce se intampla asta?

C.I: Pentru ca in multe cazuri, angajatorii nu au incredere in judecata angajatilor lor. Si atunci, te intrebi: de ce i-ati mai angajat? Pentru ca in alte cazuri, anumiti manageri care vor sa-si pazeasca locul, vor sa fie acoperiti, in caz de… Alteori, pentru ca noi ca si manageri ne saturam sa ne simtim “hartuiti” de angajati cu intrebari care de care mai neobisnuite sau complicate. Iar in alte ocazii pentru ca nu vrem ca cineva sa fie ranit sau sa sufere vreo leziune corporala si este bine ca exista procedura, pentru ca are rostul sa te tina in viata.

Insa in multe business-uri, ca sa nu mai vorbim de institutiile publice, lucrurile sunt supra- procedurate, se face un exces de proceduri, din simplu motiv ca ne este mai usor asa. Ganditul costa si responsabilitatea nu este ceva ce ne dorim, fie ca sefi sau ca subalterni. Iar din expereinta mea de consultant am observat urmatorul lucru: cu cat sunt mai multe proceduri si reguli. cu atat ele sunt respectate mai putin.

Si astfel ajungi sa-ti “distrugi” clientul cu procedura, uitand complet care este rostul tau la un ghiseu sau intr-un birou si anume sa satisfaci nevoia unui client.

Acest paradox este unul normal, cu care ne-am obisnuit cu totii sa traim, mai mult sau mai putin, dar prin care ne este lene de multe ori sa navigam. Ne este greu sa ne asumam responsabilitatea si sa ne readucem in minte “care este rostul nostru” intr-un job – sa satisfacem nevoile unor oameni, fie ca sunt colegii nostri (clienti interni) fie ca sunt cumparatorii sau contribuabili nostrii (clienti externi).

De prea multe ori uitam ca rostul nostru ca si manageri este, in primul rand, sa ne ajutam angajatii sa se dezvolte si suntem instruiti sa fim niste vatafi care urmaresc mai ales respectarea regulilor si a procedurilor de catre subordonati.

Mergand mai departe ne putem gandi de cate legi (proceduri) mai avem nevoie ca sa invatam sa ne purtam civilizat unii cu altii? De si mai multe legi? Pe care o sa le aplice cine? Cand? Deja, dupa cum se vede cu ochiul liber, ne incrucam in ele si chiar si avocatii buni si cu experinta sau chiar judecatorii au o problema in a descurca hatisul lor.

Intr-una din dizertatiile sale, OSHO spunea cam asa, citez din memorie:

“Un preot budist, ca sa ajunga preot, este nevoie sa tina minte 33,000 de mii de reguli. Inteleptii budisti, acum sute de ani, s-au gandit sa ofere un raspuns la fiecare situatie posibila cu care un om s-ar putea intalni in viata. Se naste intrebarea: daca esti atat de inteligent incat sa tii minte 33,000 de reguli, nu vei fi si suficient de inteligent sa gasesti cum sa le ocolesti, daca doresti asta? Sigur ca da. Viata reprezinta ceva mai mult de 33,000 de reguli, cu siguranta”.

In consecinta, avem nevoie de ceva mai multa educatie, de responsabilitate si incredere. Avem nevoie sa conducem prin valori si principii si mai putin prin proceduri. Altminteri ne vom afunda din ce in ce mai mult intr-un marasm de proceduri si tehnici in care vom lasa robotii sau calculatoarele sa ia decizii in locul nostru si vom asista la tot mai multe tragedii umane declansate de proceduri.

Dalai Lama spunea intr-un discurs de acum 2 ani: “Problema secolului XXI este ca devenim din ce in ce mai inteligenti si din ce in ce mai putin intelepti”. Iar astazi avem nevoie foarte mare de intelepciune.

Sfatul meu pentru cei care conduc companii sau afaceri este sa fiti cat mai lejeri cu putinta cand faceti fisele de post, nu cautati sa scrieti acolo absolut tot ce are de facut angajatul si cum are de facut. Lasati-i loc de si gandire autentica, lasati-i spatiu de manifestare a personalitatii sale, dati-i cat mai multa autonomie. Pe termen scurt sigur ca veti intampina probleme, dar pe termen mediu si lung veti avea foarte mult de castigat.

Centrati-va conducerea pe principii si valori, mai mult decat pe proceduri si veti vedea destul de repede beneficii foarte mari, atat pentru voi personal cat si pentru companie. Oamenii vor capata mai multa responsabilitate, vazand ca aveti incredere in ei, isi vor asuma mai multe sarcini si in final se vor bucura mai mult de propriile lor realizari.

Invata sa fii un lider mai bun si sa iti ajuti afacerea sa se dezvolte armonios prin oameni! 1 Aprilie 2016 – Training “Liderii se fac, nu se nasc”