Cum să eviți greșelile comune în timpul unei prezentări

Adesea, se întâmplă că majoritatea persoanelor să întâmpine mari dificultăți în realizarea unei prezentariin fata unui grup de oameni. Cele mai frecvente greșeli întâlnite în timpul prezentărilor sunt:

• “Nu pot gestiona anxietatea”.
• “Este plictisitor!”
• "Mă raportez cu greu la public".

Dezvoltați aceste abilități, astfel încât să evitați aceste greșeli:

Adoptați o mentalitate pozitivă.
Pregătiți-vă atât psihologic, cât  și cu o structură puternică și un conținut interesant al prezentării. Fiți devreme la locație și asigurați-vă că totul în sala este setat așa cum vă doriți. De asemenea, este important să aveți gânduri pozitive înainte, cum ar fi:

• „Voi oferi o prezentare de bună calitate.”
• „Îmi pot gestiona stările de spirit.”
• „Voi fi calm și mă voi bucura de asta.”
• "Am pregătit un fișier, așa că nu trebuie să supraîncărc prezentarea cu prea multe detalii."
• "Voi zâmbi ... pentru că voi face o treabă bună și în curând se va termina cu bine!"

Aflați informații despre public

Este nevoie să fiți la curent cu ce știu deja despre subiectul ce urmează să-l prezentați, ce așteaptări au de la prezentare, și dacă au anumite probleme specifice pe care le vor aborda. Folosiți câteva întrebări ce caută răspunsuri rapide care îi va determina pe participanți să răspundă prin ridicarea unei mâini. De exemplu, întrebați „Câți dintre voi șțiți….?”

Oferă o prezentare generală 

Oferiți publicului o idee despre ceea ce intenționați să acoperiți, precum și domeniile cheie sau obiectivul pe care vă doriți să îl atingeți, deoarece acestea oferă direcție clară.

Fii plăcut de ascultat:

• Dând un exemplu concret, cum ar fi o diagramă - oamenii sunt atrași de astfel de abordări și le creează dorință de a se implica cât mai mult.
• Folosind imagini interesante sau un videoclip scurt, relevant, unele diapozitive relevante, note de bord, modele și fișiere. 
• Surprinzând grupul cu cele mai recente cercetări, aplicații neobișnuite sau cele mai bune practici într-o altă companie sau industrie.
• Referindu-vă la noutățile lumii actuale.
• Afișarea legăturilor dintre subiect și oamenii din public

Implică audiența și încurajează discuțiile

Atenția și reținerea publicului scad după câteva minute de convorbire, fără implicarea acestora. Atrageți atenția oamenilor și energizați-i prin:

• Punerea de întrebări
• Desfășurarea activităților - de exemplu, brainstorming sau folosind discuții în perechi sau grupuri mici
• Desfășurarea unei activități de „notare” urmată de partajarea ideilor
• Încercarea unui joc de rol - în unele situații puteți cere voluntarilor să încerce ceva

Controlează discuția

Gestionarea dinamicii grupurilor este adesea dificilă. Gradul de control pe care îl exercitați va depinde de grup, de subiect, de timpul disponibil și de valoarea discuției. Trebuie să fie o discuție relevantă care să implice participanții și în care subiectul să înainteze constant.

Preia controlul și fii profesionist:

Dacă vorbesc între ei sau continuă să întrerupă prezentarea, cereți politicos unei persoane să își aștepte rândul până când cealaltă își termină de expus punctul de vedere.
Nu lăsați o singură persoană să domine discuția. 
Controlați comentariile și întrebările irelevante sau tangențiale, mai ales dacă prezentarea este una scurtă.

Citește grupul

Priviți limbajul corporal al grupului. Dacă cineva cască, acest lucru arată că prezentarea este destul de plictisitoare. Un prezentator bun caută indicii vizuale din partea publicului pentru a evalua implicarea acestuia. Grupul este plictisit sau confuz? Sunt neliniștiți sau încântați?

Dacă se plictisesc, e important să nu ignorați acest aspect! Adresați o întrebare sau deviați către o activitate. Dacă cineva vă spune că prezentarea este prea teoretică, sau prea plictisitoare, sau prea complexă sau simplă (sau orice altceva), consultați grupul complet și negociați unele schimbări. Publicul tău va aprecia flexibilitatea ta.

Gestionați întrebările și răspunsurile într-un mod profesionist

• Stabiliți regulile de bază la început. Puteți să le puneți întrebări participanților pe tot parcursul prezentării. 
• Arătați-vă interesul pentru întrebările și răspunsurile lor. Pune o întrebare și apoi folosește tăcerea pentru a aștepta răspunsul. 
• Nu reacționați negativ (în special non-verbal) la nicio întrebare. Arată-ți respect, indiferent cât de „stupidă” îți apare întrebarea
• Înainte de a răspunde la o întrebare, poate fi necesar să reafirmați întrebarea pentru a clarifica și a vă asigura că toată lumea a auzit-o - acest lucru vă poate oferi timp și pentru a vă dezvolta răspunsul.
• Uneori poate fi adecvat să nu dați răspunsul singur, ci să-l aruncați înapoi grupului pentru a se crea mai multe discuții. Acest lucru este util în special în cazul în care nu există un răspuns simplu sau în cazul în care răspunsul este unul pe care publicul l-ar cunoaște. 

Dacă ați pus întrebări, dar nimeni nu are răspuns, puteți:

• Trece la următorul punct al prezentării.
• Schimbă întrebarea.
• Poți expune o situație sau un scenariu grupului și să îi întrebați cum s-ar descurca într-o astfel de situație.

Furnizați o încheiere 

Rugați audiența să se angajeze într-o acțiune, să ia o decizie sau să modifice modul în care se fac lucrurile. Întrebați: „Cum veți folosi această tehnică în propria lucrare?” Sau „Cum putem implementa aceste modificări?”
Caută întotdeauna feedback și încurajează criticile constructive din partea participanților. Doar așa evoluezi și îți îmbunătățești abilitățile de prezentare.