Cum stabilesc obiectivele în departamentul de achiziții

Ne confruntam zilnic cu obiectivele. Profesionale sau personale ele sunt permanent in mintea noastra, dar parca cel mai tare ne streseaza cele profesionale.

De cate ori nu am fost in situatia de a le urmari, de a alerga realmente dupa ele pentru a le atinge?  De cele mai multe ori ele ne sunt impuse si invatam sa traim cu ele si muncim sa le facem sa devina realitate.

Uneori suntem in situatia in care noi le stabilim, le construim. Iar daca noi nu suntem aceia, putem macar sa venim cu sugestii si atunci entuziasmul pentru atingerea lor creste si munca devine, clar, mai placuta.

Vezi: Cursuri de achiziții recomandate de LearningNetwork

Cand ma gandeam la atingerea obiectivelor profesionale intotdeauna am comparat drumul cu traseul unui alpinist care isi doreste sa atinga piscul, sa infiga drapelul pe varful cucerit, sa rada la cer si apoi sa coboare cu dorinta profunda de a se pregati pentru cucerirea unui alt pisc, mai inalt, mai provocator.

Atunci cand stabilesti obiectivele ele trebuie neaparat sa fie masurabile, clare si in acelasi timp tangibile. Daca vei construi obiective prea provocatoare si greu de atins cei care pun umarul la metinerea lor vor avea impresia ca urca pe un munte cu o ranita prea grea in spate si ca piscul va ramane mereu undeva prea sus.

Ce vei obtine? Niste alpinisti obositi care vor abandona traseul pe parcurs, iar sus nu va mai ajunge nimeni gandind ca orice efort ar depune piscul va fi mereu  prea departe, de neatins, iar steagul nu va flutura niciodata  in varful muntelui si nici dorinta de a urca pe alta culme nu mai apare. Ramane doar gustul esecului. Si asta doar pentru ca am tintit prea sus fara sa tinem cont de nivelul pe care il avem, de posibilitatile reale de ajunge in varf.

Si uite asa, m-am gandit ca atunci cand vei construi obiective, e bine sa faci in asa fel incat  ele sa reflecte suportul  departamentului de achizitii in atingerea obiectivelor strategice ale companiei si vei construi si  un instrument pentru a urmări coerenta, pentru a dovedi cum sunt legate obiectivele de achizitii de performanta companiei.

Obiectivele trebuie sa permite vizibilitatea costurilor cheie, calitatea și performanța serviciilor la diferite niveluri.

O sa sugerez cateva criterii ce se pot transforma in obiective masurabile: 

• Costuri pentru bunuri / servicii:

  • costul total al lantului de aprovizionare
  • economii anuale – sume totale sau % versus anul anterior
  • costuri / bucata la nivel de categorie de achizitii
  • cheltuieli versus buget
  • reduceri de costuri / categorie de achizitii
  • costuri de transport
  • cheltuieli cu utilitatile
  • numar de furnizori - potofoliu

• Calitatea activitatii departamentului de achizitii:

  • %  comenzi  gestionate complet
  • numar total de comenzi si contracte gestionate
  • % contracte incheiate / gestionate
  • % negocieri si renegocieri
  • % reducere portofoliu furnizori
  • % comenzi livrare la timp
  • durata unui ciclu complet al bonului de comanda
  • durata semnarii (incheierii) unui contract
  • timp de raspuns

• Operationale:

  • numarul de procese de sourcing deschise ( in lucru)
  • % din cheltuielile gestionate
  • % din alocari de personal
  • tendinte de piata
  • introducerea unui nou sistem de achiziții electronice
  • punerea in aplicare a ISO 9001 prin alegerea furnizorilor care il au implementat

Obiectivele de management in  achiziții  ar trebui, de asemenea, dezvoltate pe baza rezultatelor analizei activitatii de pana atunci  și a capacității de a le atinge intr-un termen mediu. Obiectivele trebuie definite pentru fiecare categorie de produse, lucrări și servicii, precum și pentru orice achiziții specifice, critice și / sau semnificative.

Discută cu alți colegi din diferite companii la Conferinta de achizitii in mediul privat!

Este important ca obiectivele sa fie construite pe categorii de achizitii care sa tina cont de matricea lui Krajlic.  Aceste obiective se pot referi la rolurile, responsabilitățile, structura și raportarea departamentului de achiziții și de asemenea la capacitățile și / sau competențele buyer-ilor. Prin urmare, aceste obiective vor varia de la o organizație la alta și, de asemenea, într-o anumită organizație și poate varia de la an la an.

Tu poti identifica si alte criterii ca sa te poti apuca de treaba cat mai repede. Tinand cont de toate cele de mai sus, vei mobiliza  angajatii implicati in procesul de achizitie sa vina cu cererea din timp si va veti invata sa lucrati ca o echipa care produce rezultate, veti spori coordonarea elementelor comune ale utilizatorilor din întreaga organizație iar strategia gandita si implementata de tine isi va arata eficienta,

Succes si spor la treaba!