IOANA TOMA: Îmi place ceea ce fac. Schimbări, fuziuni ... şi muzică

Un virtuoz al schimbării aduce împreună în ConCerto gestionarea schimbării şi muzica.

Din provocările schimbării într-o organizaţie şi rolul muzicii în ceea ce facem cu Ioana Toma.

În plus, dincolo de scenă, pătrundem în culisele uneia dintre cele mai mari fuziuni de pe piaţa de business românească a ultimilor ani alături de unul dintre protagoniştii săi.

''Ai încercat să muţi un munte din loc? Se poate... (...) Schimbarea privită şi tratată ca un proiect, nu ca un val. (...) Incertitudinea te doboară.''

Learning Network: Doamna Ioana Toma, vorbim tot timpul de schimbare. În toate aspectele vieţii noastre şi la toate nivelurile, indiferent de vârstă, sex, profesie, profesie, etc. Aparent, schimbarea pare uşoară şi universal benefică. Din expertiza şi experienţa dvs., deloc puţine, cum este să produci schimbare la nivelul unei organizaţii?

Ioana Toma: Ai încercat să muţi un munte din loc? Se poate, cu buldozere, cu camioane, cu târnăcoape, piatră cu piatră, arbore cu arbore. În organizaţii uneori, nu poţi schimba ceea ce cred, ceea ce văd sau vor să vadă oamenii. Eu mă bizui pe entuziaşti, pe cei care văd partea bună şi îi încurajează pe ceilalţi să aibă răbdare şi să încerce. Sunt Ambasadorii schimbării, acei 10% care-s fericiţi că se modifică ceva, în fine.

Pentru mai multe informatii despre ConCerto Meet-Ups

75 % din angajaţi se alătură şi ei în timp, iar restul, ei bine, restul de 15% pleacă. Toţi au dreptate.

Am trecut, cu mulţi ani în urmă, printr-o experienţă grea: după ce compania în care lucram la acea vreme a cumpărat o companie locală, din ea au plecat brusc, timp de 2 săptămâni, 25-50 de oameni pe zi. Fostul proprietar îşi deschisese altă firmă şi îi chema acolo. Relaţia dezvoltată în timp cu acesta a contat mai mult decât siguranţa garantată de noi. Noua firma nu a funcţionat, aşa că ne-am trezit cu oamenii înapoi, rugându-ne să le anulăm demisiile. Păi de ce ţi-ai dat demisia, frate? De prost! No, păi eu ce să fac acum cu tine, aşa, prost? (zâmbeşte)

L.N.: Care sunt acele ''the main ingredients'' pe care o organizaţie trebuie să le folosească pentru a produce schimbare? Care sunt rolul şi provocările leadership-ului şi care sunt cele ale echipei?

I.T.: Comunicare continuă şi perseverenţa, la toate nivelurile şi prin toate mijloacele, încurajarea Ambasadorilor care sprijină schimbarea, răbdare.

Mai este ceva ce aş recomanda oricui: să folosească manageri de proiect. Schimbarea privită şi tratată ca un proiect, nu ca un val.

L.N.: De ce le este cel mai tare frică oamenilor atunci când vorbim de schimbare la nivelul organizaţiei în care activează? Şi, în acelaşi timp, care le sunt aşteptările?

I.T.: Asta-i o întrebare uşoară: Incertitudinea te doboară. Cât de sigur va fi locul tău de muncă? Ce responsabilităţi noi o să apară? O să le faci faţă?  O să explice cineva cum vom proceda? Cum e noul şef? Dacă preiei şi altă responsabilitate, va există vreo mărire salarială?

L.N.: Care sunt principalele provocări ale unei schimbări la nivel organizaţional? Este ea tot timpul indicată?

I.T.: Depinde cine o iniţiază: piaţa, acţionariatul, conducerea, HR-ul, angajaţii. E impusă din afară sau din interior?

Cel mai indicat ar fi să fie prevăzut, dacă-i posibil, un timp de asimilare a schimbărilor, să nu vină ca grindina, grămadă.

''În primele săptămâni din ianuarie, indiferent de departament şi poziţie, agenţi de vânzare, de Customer Service, HR, Financiar, IT, am mers în depozite să sortăm colete, am mers la clienţi să le livrăm. Chiar simţeai nevoia să ajuţi cu ceva concret, nu făcând un tabel cu productivitatea, ci punând mâna să ajuţi.''

L.N.: Când şi cum poate fi uneori schimbarea sinonimă cu o criză într-o organizaţie?

I.T.: Sunt foarte mândră de compania în care lucrez, de oamenii din ea: am trecut cu toţii printr-un moment de mare cumpănă la începutul acestui an, la migrarea pe o platformă operaţională comună. Clienţi supăraţi, sute de emailuri care spuneau că ceva nu merge, pachete dispărute.  Criză, da, cu majuscule. Dar a fost, totodată, un moment de mare fraternitate şi ajutor. În primele săptămâni din ianuarie, indiferent de departament şi poziţie, agenţi de vânzare, de Customer Service, HR, Financiar, IT, am mers în depozite să sortăm colete, am mers la clienţi să le livrăm. Chiar simţeai nevoia să ajuţi cu ceva concret, nu făcând un tabel cu productivitatea, ci punând mâna să ajuţi.

Ne-am revenit din acea criză. Important este să-ţi găseşti puterea să renaşti, să fii un phoenix.

''Mie-mi place celalaltă integrare, cea a oamenilor, care apare în sala de cursuri, la cafeteria, în participarea la evenimente comune şi competiţii sportive, în relaţia care se stabileşte de la om la om.''

L.N.: Sunteţi unul dintre participanţii la fuziunea dintre Cargus şi Urgent Curier. Pentru majoritatea, chiar şi cei mai experimentaţi, o fuziune reprezintă o provocare fantastică şi, de ce să nu spunem, şi un motiv serios de îngrijorări, emoţii, angoase, redefiniri, etc. Cum a fost pentru dvs., care aţi trecut prin experienţa a două fuziuni de-a lungul timpului?

I.T.: Mă gândeam să fac o paralelă cu experienţa mutării biroului HR în 4 sedii, în 3 ani. Otopeni – Tunari – Măgurele şi acum înapoi în Tunari. La ultima mutare, am fost aproape relaxată, mă mai uitam doar din când în când pe cheklist să fiu sigură că nu am uitat ceva. (zâmbeşte)

În cazul fuziunilor însă, cele două experienţe nu au semănat una cu alta, pe de o parte pentru că în prima nu a avut loc absorbţia companiei cumpărate, ci au rămas două entităţi relativ separate, pe de altă parte pentru că atunci aveam un loc mai puţin expus, în zona de training şi recrutare.

Există o integrare pe verticală şi una pe orizontală. Pe verticală este cea pe care o vedem în organigrame şi-n sisteme: cine cui raportează, ce proceduri apar şi ce proceduri dispar, cum se reorganizează munca şi ce aplicaţii o să folosim. Mie-mi place celalaltă integrare, cea a oamenilor, care apare în sala de cursuri, la cafeteria, în participarea la evenimente comune şi competiţii sportive, în relaţia care se stabileşte de la om la om. Integrarea orizontală.

Adunând şi scăzând, pot spune acum că-mi place schimbarea. E mereu ceva de învăţat şi asta e un motor bun pentru mine.

L.N.: Este fuziunea ''forma absolută'' a schimbării într-o organizaţie?

I.T.: E un punct de cotitură puternic, indiferent de ce parte a mesei eşti, cumpărător sau cumpărat. Nu ştiu însă dacă fuziunea este forma absolută a schimbării. Închiderea porţilor, schimbarea conducerii, adoptarea altei liniei de producţie, alt obiect de activitate, astea cred că sunt mai dure.

''Fuziunea a trecut şi suntem o singură companie (...) Ne adaptăm din mers şi începem iar să creştem, împreună.''

L.N.: Care au fost cele mai dificile etape ale fuziunii la care aţi participat şi cum aţi caracteriza momentul în care se află acum organizaţia?

I.T.: A fost uşor când am introdus procedurile de HR, formularele de recrutare, de angajare, de exit. Au fost acceptate relativ uşor.

A fost ok când am aliniat datele de plată a salariilor, pentru că am anunţat asta cu trei luni înainte, am lăsat alte trei luni de adaptare, am stabilit un sistem de acordare gradată a avansului. Am făcut tranziţia lină.

A fost dificil când s-au aliniat sistemele de operare şi, până în ultima clipă de funcţionare a fostului sistem, ne-am lovit de refuzurile unor colegi de a testa funcţionalităţile celui nou, de a învăţa noua aplicaţie. Le-a fost greu în ianuarie să prindă totul din urmă.

Este iunie. Fuziunea a trecut şi suntem o singură companie, cu un singur sistem de distribuţie domestică, o platformă unică de operare, cu un sistem unificat de management al calităţii, cu departamente aliniate. Am intrat în perioada post-fuziune. Ne adaptăm din mers şi începem iar să creştem, împreună.

L.N.: Ce v-a ajutat pe dvs. în cadrul acestei fuziuni şi ce, dimpotrivă, v-a creat obstacole?

I.T.: Firma de investiţii care ne deţine a trasat de la început câteva linii clare şi asta m-a ajutat mult: primul lucru a fost să nu ne grăbim, ci să înţelegem întâi cum funcţionează lucrurile în cealalată companie. Ni s-a lăsat un timp de cunoaştere. Apoi am stabilit care-s primele proceduri care trebuie implementate (în HR a fost cea de recrutare). Am construit un plan de integrare şi ne-am ţinut de el, lună de lună.

Fireşte, m-a ajutat mult faptul că am o echipă bună şi o comunicare eficientă cu directorul general.

Ca obstacol, aş trece ritmul extrem de rapid al schimbărilor. Dar şi asta m-a ajutat, pentru că acum reacţionez mai repede, mai calm şi am pregătite şi planurile de rezervă.

L.N.: Care sunt recomandările dvs. pentru cei care iau parte la actul unei fuziuni, atât pentru leadership, cât şi pentru echipă?

I.T.: Să trateze schimbarea ca pe un proiect de sine stătător şi să numească un manager de proiect care să-l conducă.

''Am încredere că putem îmbina provocările modificărilor din mediul de business cu armoniile clasice şi că împreună vom oferi participanţilor la ConCerto o perspectivă mai largă asupra Schimbării şi a acceptării interioare a schimbării.''

L.N.: Muzică şi managementul schimbării, o combinaţie, de ce să nu recunoaştem, pe cât de inovativă, pe atât de atrăgătoare. Ce înseamnă în primul rând şi de ce aţi ales să creaţi Managing the Change în ConCerto?

I.T.: Inovativ aş spune că este conceptul de Leadership Concert al pianistului şi art speaker-ului Nicolae Dumitru. Tipul lui de discurs adresat organizaţiilor, însoţit de muzică clasică şi de exemple din zona culturală, este puternic inspiraţional. Am încredere că putem îmbina provocările modificărilor din mediul de business cu armoniile clasice şi că împreună vom oferi participanţilor la ConCerto o perspectivă mai largă asupra Schimbării şi a acceptării interioare a schimbării.

L.N.: Este pentru prima dată când folosiţi muzica în schimbare la nivelul organizaţiilor?

I.T.: Am folosit muzica în team building-uri – tobele, de exemplu. Dar discursul ConCerto este diferit şi este prima oară când îl pun în practică.

L.N.: Vorbind de modalităţi inovative şi elemente mai puţin convenţionale care pot însă deveni părţi consistente de susţinere a procesului de managing change, ce altceva aţi mai putea enumera, alături de muzică?

I.T.: Un filozof francez, Roger Garaudy, se întreba: "Ce-ar fi dacă, în loc să ne construim doar viaţa, am avea curajul şi nebunia de-a ne-o dansa?"

Eu sunt un fan Biodanza - Dansul Vieţii - şi am găsit în acest sistem de integrare şi dezvoltare a potenţialului uman şi de comunicare inter-umană, multă bucurie şi inspiraţie.  În Biodanza, experimentezi printre altele fluiditatea, curgerea, adaptarea la flux, adică elemente esenţiale în timpul unei schimbări. Asta mi-ar plăcea să construiesc: module cu biodanza care să-i ajute pe oameni să treacă mai uşor prin schimbare, oricare ar fi ea.

''Medicament minune nu prea există (...) Îi încurajez însă pe cei din jur să iasă din cursurile teoretice şi să încerce şi alte metode practice care pot ajunge la sufletul şi mintea cursanţilor.''

L.N.: Cum aţi convinge un lider şi un angajat mai circumspect la astfel de metode inovative că ele sunt de succes?

I.T.: Medicament minune nu prea există, aşa că nu aş încerca să conving pe nimeni. Îi încurajez însă pe cei din jur să iasă din cursurile teoretice şi să încerce şi alte metode practice care pot ajunge la sufletul şi mintea cursanţilor.

În privinţa muzicii, aş adauga ceva din studiul de muzicoterapie al prof. Dr. Iamandescu: „Pe muzica barocă, neuronii capătă un ritm specific geniilor. Tomografia cu emisie de pozitroni arată că muzica lui Mozart activează 99-100% din scoarţa cerebrală. La un concert, efectul este maxim, deoarece sunt trei factori implicaţi: în primul rând, concentrarea este mult mai bună, te duci la concert ca să asculţi muzică. Pe de altă parte, este vorba de acţiunea sunetelor asupra corpului, întregul corp este învăluit de aceste efluvii sonore la modul direct. Şi apoi, contează caracterul emoţiei colective. Este vorba de fenomenul de contagiune emoţională care potenţează trăirile.”

Hai la concert!

L.N.: O melodie care vă caracterizează:

I.T.: Imagine - John Lennon

L.N.: Compozitorul şi melodia care, întotdeauna, atunci când vă aflaţi în impas vă ajută să ajungeţi la o soluţie:

I.T.: Dintre clasici, Edvard Grieg, Dimineaţa

Dintre alt tip de clasici: Ennio Moricone

L.N.: Melodia ce vă caracterizează cariera:

I.T.: What A Wonderful World - Louis Armstrong

Îmi place ceea ce fac.