Mic ghid de etică în achiziții

Dupa multi ani am vorbit saptamana trecuta cu unul dintre fostii mei superiori ierarhici, un profesionist care a lasat si el o amprenta puternica asupra mea ca si buyer. Desi discutia a inceput ca una profesionala  pentru ca nu ne mai auzisem de mult si pentru ca il apreciam, la un moment dat, evident, discutia a alunecat si in zona amintirilor.

Si mare mi-a fost mirarea sa aud de la el despre o fosta colega a carei reputatie profesionala acum are de suferit. Nu ma asteptam sa aud asta, nu mi-a placut si m-a pus pe ganduri. Acest lucru m-a facut sa scriu acum despre etica, să vă vorbesc despre ce inseamna etica in procurement.

Alfa totul despre Procurement Essentials Skills cu Simona Stănescu

Daca ne uitam in DEX vom găsi: „ETICĂ  1. Studiul teoretic al principiilor și concepțiilor de bază din orice domeniu al gândirii și activității practice. 2. Ansamblu de norme în raport cu care un grup uman își reglează comportamentul pentru a deosebi ce este legitim și acceptabil în realizarea scopurilor; morală.”

In Wikipedia gasim ca „În “Întemeierea metafizicii moravurilor”, Immanuel Kant susține că etica se fondează  împrejurul răspunsului la întrebarea […] “ce trebuie să fac?” . Când spune acestea, el pleacă de la premisa [...] că există o etică veritabilă, universal acceptată. Întrebarea eticii nu a fost pe atât de corect formulată de Kant, ea fiind nu "ce trebuie să fac?", ci ”Ce pot să știu despre ce trebuie să fac?”

As pleca de la aceste intrebari ale lui Kant si nu as vrea sa vorbim despre diferentele dintre etica si morala, daca acestea exista sau nu, la ce se raporteaza un concept sau celalalt, desi discutia poate fi extrem de interesanta si ma gandesc sa vorbim despre un mini ghid de etica in achizitii.

Si ma bucur sa constat ca, in ultima perioada de timp, tot mai multe companii din Romania sunt preocupate de conceptul de etica in business. Am observat ca sunt preocupari de a face si avea un cod de conduita etica in organizatie, un fel de ghid a ceea ce este acceptabil si ceea nu este acceptabil , ceea ce este permis sau nu in companie, in department sau in relatiile cu furnizorii/clientii.

Ramasi in zona de business, fara pretentia de a enumera tot ceea ar putea cuprinde un cod de etica in organizatie , recomandarea mea este ca in el sa se regaseasca  minim cele de mai jos:

1. Transparență, confidențialitate și corectitudine

Toți furnizorii trebuie să fie tratati în mod echitabil și imparțial în toate etapele procesului de  achiziție. Acest lucru înseamnă a fi deschis cu toți cei implicați, a te asigura ca  toată lumea înțelege etapele procesului, adică, procedurile, așteptările, intervalele de timp, cerințele si  criteriile de selecție. Furnizorii care sunt eliminati in diverse etape ale procesului de achizitie trebuie  să fie informați cu cât mai multa transparență cu privire la  aspectele mai slabe ale ofertei lor in asa fel incat la o licitatie viitoare sa vina mai bine pregatiti.

2. Folosirea puterii

Buyerii ar trebui să descurajeze utilizarea arbitrară sau incorectă a puterii de cumpărare sau de influență.

Puterea este un element cheie în achizitii. Exercitarea influenței nejustificate sau abuzul de putere, dovedesc un comportament neprofesionist care poate contraveni legislației  si aici vezi Legea Concurentei, practicile anticoncurentiale si abuzul de pozitie dominanta.

3. Corupţia

Buyerii nu trebuie să tolereze corupția sub nici o formă. Este important sa conștientizeze orice activitate care poate fi considerata ca si coruptie si au obligația de a alerta conducerea organizatiei.

4. Interesele personale

Darea de mită, interesele personale sunt de asemenea actiuni pe care buyerii ar trebui să le declare atunci cand se confrunta cu ele si trebuie sa si încurajeze deopotriva si colegii din alte departamente sa o faca.

Nu uitati, orice interes personal sau conflict de interese trebuie declarat. Orice care ar putea afecta pe moment sau in timp imparțialitatea sau decizia unui buyer in procesul de selectie al furnizorilor trebuie declarat. Exemplele includ si prezenta buyerului sau a membrilor familiei lui ca si actionari la una din companiile invitate la procesul de licitatie sau selectie. De asemenea daca unul dintre membrii familiei buyerului este angajat la unul din furnizorii participanti la licitatie sau chiar unii dintre apropiatii buyerului sunt in aceasta situatie, declarati.

5. Cadourile

Nu există nici macar un prânz gratuit. Oferirea și primirea de cadouri de orice natura sau  invitatiile la evenimente de divertisment in orice etapa a anului sau cu orice ocazie  sunt actiuni sensibile pentru buyeri, în ciuda faptului că aceste obiceiuri sunt  recunoscute ca practica in business.

Organizațiile ar trebui să aibă o politică clară privind acceptarea de cadouri de business și voi ca buyeri ar trebui să încurajati colegii pentru a se conforma unei astfel de politici si codului de etica.

6. Conditionari prin plata ale participarii la selectiile de oferta

Furnizorii nu ar trebui să plătească pentru a fi inclusi pe lista de furnizori aprobati sau potentiali.

Trebuie să fie selectati pe baza unor criterii adecvate și corecte.

7. Termeni de plată

 Întârzierea efectuării plăților subminează credibilitatea unei organizații. Buyerii ar trebui să se asigure că furnizorii au înțeles și sunt de acord cu termenii și condițiile de plată ale organizației pentru care livreaza. Buyerii trebuie să se asigure că facturile valabile sunt plătite în conformitate cu termenii consimțiti si ca  procesele interne ale organizatiei sunt efectuate corect incat sa permita ca plățile să fie efectuate cu promptitudine si fara a favoriza pe unii sau pe altii.

8. Barter

Barter-ul  este o practică comercială acceptabilă, uzitata, dar atata timp cat nu vorbim despre un tip de constrangere sau altul pentru a face business in acest sistem. Ambele părți sunt în acord și există un beneficiu reciproc și totul se desfasoara cu transparență maxima conform unor reguli mentionate si agreate de parti si cunoscute in mod egal la toate nivelurile de catre toti cei implicati.

9. Relațiile contractuale

Relatiile cu furnizorii, indiferent de durata, ar trebui să fie gestionate în mod profesional.

In special contractele pe termen lung ar trebui să facă obiectul unei competiții deschise și transparente intre furnizori.

În cazul în care există doar un singur furnizor capabil să îndeplinească cerințele si cu acesta exista contract pe termen lung trebuie stabilite controale interne care ar trebui să fie respectate cu strictete pentru a se asigura ca intre timp piata nu a suferit modificari care ar putea aduce organizatiei servicii mai ieftine sau mai bune calitativ si pentru a evita orice tip de abuz al furnizorului sau orice implicare nepotrivita a buyerului.

10. Relațiile cu furnizorii

Buyerii  ar trebui, ori de câte ori este posibil, să ofere oportunități pentru a sprijini companiile noi sau mai mici, tinand cont ca bună practică de trendul la nivel mondial de maximizare a oportunităților in achizitii pentru companiile noi sau mici, echilibrand riscul de atribuire a contractelor către furnizorii de acest tip, cu posibilitatea de a încuraja noi afaceri să se dezvolte.

Nu este o bună practică excluderea furnizorilor, pur și simplu, pentru că acestia sunt mici sau noi pe piață. Capacitatea și experiența sunt exemple relevante de criterii in selecția furnizorilor. Cu toate acestea, buyerii ar trebui să ia în considerare amploarea proiectului în care atribuie un contract unui astfel de furnizor, impactul asupra furnizorului si  nivelul de dependență care pot fi create fata de organizatie daca furnizorul este foarte mic. Acest lucruri pot avea consecințe grave pentru furnizor cat si pentru organizatie. De aceea este foarte important cum sunt create criteriile de selectie a furnizorilor si transparenta cu care acestea sunt aprobate si comunicate.

Alfa totul despre Procurement Essentials Skills cu Simona Stănescu

Iata ca am gasit zece teme dintr-un posibil cod de etica al unei organizatii. Fara pretentia de a fi enumerat tot ceea ce ar trebui sa apara in codul de etica am vrut sa va spun despre cateva din cele mai importante aspecte pe care consider ca trebuei sa le contina orice codul de etica deoarece pot afecta reputatia unui buyer precum si reputatia unei organizatii.

A fi buyer inseamna a fi foarte expus. Etica este un subiect foarte sensibil si oricat vi s-ar parea voua ca ceva este neimportanta sau ca este chiar caraghios sza fie mentionat sau oricat vi s-ar parea voua ca ceva este  evident sau  corect dar  incat sa nu mai fie necesar sa fie declarat, NU lasati nimic la voia intamplarii si nu ignorati pentru ca este foarte posibil ca in timp acestea sa se transforme in adevarate dezastre. Nu intamplator Einstein a spus ca “relativitatea se aplica la fizica, nu si la etica”.

Spor la treaba si nu uitati codul!