Pregătirea negocierii în achiziții

„Failure to prepare is preparing to fail” - sunt sigura ca ati auzit aceasta exprimare pana acum. Hai sa vedem ce este in spatele ei.

Sunt unii buyeri care spun că ei nu au timp pentru o ședință de negociere prealabilă, ca nu au timp sa pregateasca negocierea in sine. Sunt genul de buyeri care pur si simplu sar in negociere fara a avea informatii adecvate si fara o analiza prealabila.

Va recomand sa va faceti timp pentru pregatire. Este ESENTIAL.  V-as sugera chiar sa aveti o intalnire de prenegociere. Va va ajuta sa pregatiti procesul ulterior al negocierii proriu zise. Va va ajuta sa obtineti exact ce va doriti indiferent cat de inflexbil sau dur ar fi partnerul de negociere.

Impresia ca scutiti timpul care va este pretios este una cu adevarat falsa pentru ca veti plati lipsa de timp mult mai scump decat va imaginati. Negocierile vor dura mut mai mult timp si vor avea rezultate mai putin pozitive. Veti alerga de la o intalnire la alta  si veti avea tendinta sa renuntati spunand ca ati obtinut suficient sau ca oricum mai bine de atat nu se putea. Plus ca lasati o impresie mai putin favorabila voua si pe viitor veti fi tratat ca atare. Si mai mult decat atat, prestatia voastra va fi considerata una nesatisfacatoare si va atrage dupa sine un comportament mai putin satisfacator al furnizorului. Acestuia ii va fi usor sa faca rabat la calitate. Unei prestatii de nivel jos i se va raspunde mereu cu o livrare de calitate joasa, sau cel putin fara implicare totala.

Ce inseamna asta? Un client intern nemultumit, lipsa de valoare adaugata pentru companie si o noua cerinta interna. Vi se va cere sa schimbati furnizorul pentru urmatoarele proiecte si veti face o noua selectie de furnizori care va solicita alt timp din partea voastra. Sau poate insemna multe intalniri cu furnizorul si clientul intern pentru actiuni corective. Inseamna alt timp si de cele mai multe ori alti bani pentru actiunile corective. Pe bugetul cui? Da, buna intrebare…Pe timpul cui? – alta intrebare. Ce se intampla in acest interval de timp cu celelalte proiecte? Uite asa reusesti sa intri intr-un cerc vicios si sa ajungi cat mai aproape de ineficienta. Ca sa nu mai vorbesc de lipsa ta de energie pentru ca nu ai reusit decat sa o irosesti fara sa obtii ceva bun.

Acum pentru ca ne-am convins ca e bine sa ne pregatim negocierea iti mai spun sa ai grija in timpul prenegocierii ce ii spui furnizorului. Nu e bine sa spui de la inceput ce doresti . Concentreaza-te pe a da informatiile corecte si complete despre proiect. Ajuta furnizorul sa-ti inteleaga nevoile corect si nu dorintele. Nu te lasa din nou coplesit de lipsa de timp si spunand direct furnizorului ce vrei,nu te ascunde in spatele explicatiei ca in acest fel ai fi pragmatic.

Chiar daca negocierea prealabila  este de fapt o intalnire informala in care va prezentati reciproc diverse aspecte ale activitatii voastre uitati de tendința de a aduce în discutie sau de a  spune furnizorilor : eu sau noi ne dorim asta sau asta.

Aceasta abordare este complet nepotrivita. Nu te lasa descoperit in fata furnizorului pentru ca va intelege exact ceea ce este mai important pentru tine si ulterior nu vei mai avea nicio parghie de negociere.

Alfa totul despre Procurement Essentials Skills cu Simona Stănescu

Incepeti cu intrebarea legata de ce anume isi doresc ei sa obtina de la voi pentru a considera ca au livrat cu succes. Aflati ceea ce este important pentru ei, ceea ce isi doresc ei din business-ul cu voi. Aflati care este oferta lor completa si cat de mult sau cum sunt dispusi sa ofere din ea, ca apoi sa aveti de unde alege. Ganditi-va ca si cum ati coace o tava de prajituri si atunci cand sunt gata alegeti ce vreti sa puneti pe platou in fata musafirilor. Nu veti vrea sa puneti nici colturile de la prajitura, (desi uneori sunt bune si ele si chiar sunt preferate de cateva persoane) nici pe cele care sunt putin arse sau pe cele pe care le-ati taiat mai urat.

Incercati sa obtineti informatia de la furnizor legat de ceea are cel mai important de oferit pentru voi si care voua va poate mentine un TCO cat mai scazut. Sau poate descoperiti o alterntiva despre care nu stiati si costurile sunt mult mai mici, iar produsul sau serviciul vi se potriveste perfect. Macar ca alternativa daca nu ca solutie de baza.

In tot acest timp pastrati-va o atitudine profesionista si mai ales pozitiva. Nu emiteti judecati de valoare referitor la produse/servicii sau alternative oferite. Nu va aratati direct nemultumiti sau dezamagiti. In felul acesta ii veti pune in garda si se vor putea apara mai usor in negociere.

Este momentul cel mai bun sa va aratati bunavointa si deschiderea fata de tot ceea ce ei va ofera. Entuziasmul sau dorinta de a va arata ca sunt importanti pentru voi , ca aveti de gand in final sa cumparati il poate face pe furnizor mai dispuș să facă concesii pozitive pentru tine, ca un factor motivațional pentru ei, pentru a inchide vanzarea.

Este de asemenea momentul cel mai potrivit sa aflati care sunt factorii decizionali. Stiti foarte bine metoda clasica de retragere din negociere cu ma voi consulta cu factorii de decizie si voi reveni cu un raspuns…. Asa aveti ocazia sa stiti exact pe cine veti invita la negociere sau veti avea voi parghiile necesare la negocierea propriu zisa.

Acestea fiind spuse imi place sa cred nu  ca veti merge de aici inainte la nicio negociere fara sa o pregatiti temeinic dinainte si va doresc

Spor la treaba!