Ridică moralul angajaţilor în trei paşi simpli!

Deseori, și mai cu seamă în tumultul economic de astăzi, companiile par să se concentreze exclusiv pe reducerea costurilor, urmărind să obțină performanță maximă cu resurse minime (călăuzindu-se după principiile așa-numitei filozofii lean thinking). Una dintre cele mai rapide și mai la îndemână modalități de a realiza acest lucru o reprezintă reducerile de personal. Un eveniment dramatic pentru angajatul disponibilizat și în egală măsura o lovitură dură asupra moralului personalului rămas pe baricade.

Din păcate, organizațiile nu anticipează întotdeauna impactul pe termen lung pe care restructurarea îl poate avea asupra angajaților “supraviețuitori” și, prin urmare, asupra performanței și profitului companiei înseși. Angajații rămași se confruntă cu o provocare serioasă la adresa propriului sentiment de securitate. "Dacă s-a întâmplat altcuiva, nu este exclus să mi se întâmple și mie, mai devreme sau mai târziu." Angajatul poate experimenta, de asemenea, o stare de confuzie în ceea ce privește statutul individual, în contextul în care volumul de muncă este redistribuit în cadrul echipei, punând pe umerii membrilor ei o presiune suplimentară și contribuind, în cele din urmă, la scăderea productivității. Și să nu vă fie cu mirare dacă, odată întremată economia, cele mai bune talente, cei pe care vă străduiați să îi păstrați loiali vor fi primii care se vor grăbi să plece spre orizonturi mai senine.

Trebuie să recunoaștem cu toții că moralul angajaților nu constituie o preocupare majoră pentru companii, rareori existând bugete destinate acestei zone. Vestea bună este, totuși, că ai la dispoziție câteva măsuri simple și necostisitoare, prin care îi poți ajuta pe angajați sa se simtă mai siguri, mai puțin copleșiți de responsabilitate și, nu în ultimul rând, mai apreciați, atât din punct de vedere profesional, cât și ca indivizi. Nu vrem să recomandăm aici strategii complicate, ci o abordare de bun simț pentru a sădi în mintea angajaților acel sentiment de putere, care îi motivează să meargă mai departe, să dea tot ce este mai bun din ei și să atingă obiectivele organzaționale. Un studiu recent realizat de către APA (Asociația Americană de Psihologie) arată că 93 % din angajatii care se simt apreciați de către angajatorii lor sunt motivați să funcționeze la un nivel maxim de performanță, iar 88 % au un sentiment de devotament față de organizația lor. Ei bine, și tu poți face (astfel de) minuni urmând trei pași simpli:

1. Ascultă-ți angajații!

Arta de a-și asculta angajații reprezintă, probabil, cea mai mare calitate a unui manager lider. Angajații trebuie să știe de la început că ușa ta le este întotdeauna deschisă: că sunt liberi să discute cu tine despre orice probleme ar putea întâmpina și să-și exprime gândurile, opiniile și personalitatea. Încearcă să încurajezi o cultură a feedbackului, un mediu în care toți angajații conștientizează pe deplin că opiniile și ideile lor contează cu adevărat: ele sunt pietre care se adaugă la edificiul organizației, modelându-i viitorul.

În afară de efectul de stimulare a moralului angajaților, ascultarea poate aduce la suprafață o mină de aur “informațional” pentru manageri. Scopul însuși al ascultării este acela de a înțelege si de a afla noi informații. Când îi asculți cu adevărat pe angajați, poți afla lucruri interesante, cum ar fi idei despre modalități de creștere a eficienței, de îmbunătățire a lucrului în echipă și a satisfacției clienților sau “ponturi” pentru identificarea de noi oportunități competitive. Opiniile angajaților te pot ajuta să identifici cerințele de schimbare organizațională pentru o implementare de succes.

Dacă vrem ca procesul de ascultare să dea rezultatele dorite, avem nevoie de o metodă organizată pentru colectarea feedbackului. O modalitate bună prin care poți asculta vocea angajaților este derularea unui sindaj de opinie. Putem include aici sondajele uzuale sau cele proiectate ad-hoc, cum ar fi, de exemplu, cele destinate să comunice schimbări la nivel organizațional. Prin intermediul acestor sondaje de opinie, poți câștiga o perspectivă rotundă și reală asupra nivelului de angajament, culturii organizaționale și inițiativelor interne .

Un alt canal de ascultare îl constituie grupurile de discuții sau focus-grupurile. Scopul unui focus grup este identificarea nevoilor și preocupărilor personalului. Această metodă poate fi folosită pentru a îmbogăți rezultatele sondajului de opinie, întrucât ea dezvăluie problemele calitative din spatele cifrelor înregistrate de sondaj. Sunt necesare întâlniri regulate de acest gen pentru a menține o relație interactivă cu angajații și pentru a răspunde preocupărilor care ar putea avea un impact negativ aspura dinamicii echipei și succesului organizației în ansamblu. 

2. Comunică și iar comunică!

O ascultare eficientă ar trebui să conducă la o comunicare eficientă. Comunicarea manager-angajat înseamnă construirea unei înțelegeri comune a viziunii și valorilor companiei, dar și a provocărilor și soluțiilor la problemele de afaceri. Într-o perioadă de scădere a bugetelor și de creștere a exigențelor, comunicarea este cheia menținerii unui bun moral al angajaților.  Mediul de afaceri în continuă schimbare poate constitui o sursă serioasă de stres pentru angajați; cu toate acestea , conștientizarea imaginii de ansamblu a modului în care funcționează organizația și, deopotrivă, a oportunităților pe care însăși această instabilitate economică le poate deschide, îi va face pe membrii echipei să se simtă mai siguri și mai încrezători în viitorul lor profesional.

Ajută-i pe angajații tăi, prin comunicare constantă, să își înțeleagă mai bine statutul și rolul în cadrul organizației. Ajută-i să vadă partea plină a paharului, să devină conștienți de potențialul lor de creștere și de atuurile unice care le asigură competitivitatea pe piața muncii. Ține-i la curent cu noutățile, comunică onest și în timp util. Furnizarea de informații venite de la managementul superior, de exemplu (firește, cu respectarea limitei de confidențialitate), le va oferi tuturor un tablou de ansamblu, o înțelegere profundă a rolului lor individual în cadrul organizației și a modului în care performanțele lor individuale influențează situația generală. Și, în plus, va pune capăt zvonisticii și tentativelor de bârfă la birou. De asemenea, dacă ai citit sau ai auzit ceva care crezi ar putea fi de interes pentru angajații tăi, ca, de pildă, informații despre noi tehnologii sau oportunități de dezvoltare (programe de instruire etc.), este bine să răspândești știrea.

Comunicarea îi ajută pe angajați să dezvolte un sentiment de apartenență la organizație, reducând senzația de izolare. Senzație adesea încercată de angajații back-office, persoane tehnice, care interacționează mai mult cu echipamentele decât cu oamenii. E vremea să-i scoți la lumină (poate și la propriu), să-i faci cunoscuți în afara departamentului lor și să le arăți că sunt parte a unei echipe mai mari, unite în jurul acelorași obiective.

Să vedem acum câteva dintre mijloacele pe care managerii direcți sau managerii seniori le pot utiliza pentru a îmbunătăți comunicarea interna:

• Forumurile publice

O bună oportunitate pentru echipa de conducere de a-i vizita personal pe angajații din diversele puncte de lucru, pentru a aborda diferitele probleme ale personalului și transmite imaginea de ansamblu. Astfel de forumuri îi țin pe angajați la curent cu evoluția situației financiare sau cu cele mai noi reglementări și proceduri organizaționale.

• Vizitele “în linia întâi”

În general, managerii seniori nu dispun de informații suficiente cu privire la ceea ce se întâmplă cu adevărat în “prima linie“. De aceea, nu ezita să “cobori în tranșee”: plimbă-te printre angajați, ia pulsul departamentelor, află  ce proiecte se află în lucru la momentul respectiv, solicită sugestii de îmbunătățire și idei inovatoare.

• Comitetele consultative de angajați

Grupurile consultative de angajați sunt echipe constituite ad-hoc, pentru scopuri cum ar fi dobândirea unei perspective ample asupra celor mai critice probleme cu care se confruntă organizația în prezent. În loc să se complacă în lamentări, deplângând situația nefericită de la locul de muncă, angajații încearcă mai degrabă să găsească un răspuns la întrebarea "ce putem face pentru a îmbunătăți starea de lucruri?". Comitetele de angajați sunt menite să amelioreze comunicarea bidirecțională în cadrul organizației cu privire la problemele angajaților sau la deciziile de ordin să îi afecteze pe aceștia, ridică nivelul de implicare a membrilor echipei în aceste decizii și sporesc contribuția lor efectivă la configurarea direcției organizației și a politicilor de resurse umane.

• Discuțiile între patru ochi

Dialogul dintre manager si subordonat este esențial pentru dobândirea clarității și a încrederii. Acest tip de interacțiune este fundamentul unor relații puternice datorită cărora care angajații reușesc să se identifice cu reponsabilitățiile lor și să se alinieze la la obiectivele generale ale companiei.

• Mijloacele de comunicare electronice

Emailul și intranetul se numără printre cele mai importante instrumente de comunicare ce sporesc angajamentul și productivitatea angajaților. Intranetul pentru angajati oferă posibilitatea de a înființa grupuri de cunoaștere și schimb de bune practici. Sau organizarea de concursuri speciale între diferite departamente.

• Blogul “executiv”

Într-o lume a socializării virtuale, un blog inițiat de conducerea companiei ar putea contribui la creșterea vizibilității managementului în rândul angajaților, clarificarea problemelor, comunicarea de noi informații sau la o mai bună înțelegere a procesului de gândire a celor care conduc destinul organizației.

3. Recunoaste meritele angajatilor

Potrivit unui studiu recent din SUA, companiile cu programe foarte eficiente de recunoaștere a angajaților se bucură de o rată a fluctuației de personal cu 31 % mai mică.

Un bun manager scoate în evidență succesele și oferă recunoștință angajaților pentru contribuțiile lor la inițiativele companiei sau echipei. Este important să te concentrezi asupra suceselor imediate si să recunoști realizările pe termen scurt și pe termen mediu, ca, de pildă, finalizarea unui proiect înainte de termen sau într-un manieră mai bună decât s-ar fi așteptat. Nu amâna laudele: cu cât recunoștința va veni mai târziu, cu atât impactul ei asupra angajatului va fi mai redus.

Pentru ca recunoștința să-și atingă scopul, aprecierile trebuie încadrate într-un context general, cum ar fi un obiectiv de business mai amplu sau o activitate orientată spre rezultate. În același timp, este important ca aprecierile să aibă un caracter specific și să depășească stadiul de “bravo, ai făcut o treabă minunată“. În plus, lauda la obiect va suna, cu siguranța, mai sinceră decât o simplă și vagă generalizare. Recunoașterea meritelor angajatului ar trebui să evidențieze comportamente specifice, nu trăsături de personalitate, deoarece comportamentul este factorul care determină performanța. Nu în cele din urmă, recunoașterea trebuie întodeauna corelată cu noțiunea de valoare pe care o are angajatul. Mulți manageri cred în mod eronat că banii sunt cap de listă în preferințele angajaților. Desigur, banii constituie un stimulent puternic, dar nu singurul, și, uneori, nici cel mai puternic. Angajații au nevoie să știe că sunt apreciați atât ca indivizi, cât și ca membri ai echipei de lucru. Angajații sunt oamenii, nu cifre.

Mai jos găsești o listă cu cele mai populare modalități de recunoaștere:

• Bătrânul și simplul "mulțumesc".Un călduros "mulțumesc" pentru un lucru bine realizat poate face minuni pentru moralul angajaților. Mulțumirile oferite față în față sunt cele mai recomandate, dar la fel de valoros poate fi, în funcție de situație, și un bilet de mulțumire lăsat pe ușa biroului angajatului, formulat cu grijă și în timp util, firește.
• Recunoașterea publică, nebănească. Recunoașterea publică poate avea o însemnătate mai mare pentru anumiți angajați și poate constitui, de asemenea, un factor motivator și pentru ceilalți membri ai echipei, o invitație la a emula exemplul colegilor. Această categorie include întâlnirile la nivel departamental, în care liderii prezintă realizările remarcabile ale echipei și recunosc meritele individuale ale angajaților, nominalizându-i pe fiecare în parte. Prezentarea poate fi însoțită, de exemplu, de un scurt film cu angajații care au contribuit la o inovare de produs sau de mărturii si comentarii ale clienților mulțumiți.
• Lauda "instant". "Prinde angajatul asupra faptului" în timp ce săvârșește un act merituos și laudă-l în fața colegilor sau printr-un email de grup.
• Programele de recunoaștere formală, cum ar fi ceremoniile de acordare de premii la nivelul întregii organizații s-au dovedit, de asemenea, a fi un stimulent eficient pentru angajat. Un premiu anual reflectă și reiterează obiectivele mari ale unei organizații. Numeroase companii își dovedesc aprecierea față de angajați înmânându-le premii (fie sub formă de plachete, trofee sau diplome) precum "Cel mai productiv angajat ", "Cel mai bun serviciu către clienți", "Angajatul cu cele mai mari progrese”  sau "Inovatorul Anului".
• Evaluările trimestriale. Sesiunile individuale de feedback între manager și angajat sunt, de asemenea, o modalitate foarte bună de exprimare a recunoștinței. Nu aștepta evaluarea anuală a performanțelor. Programează cel puțin o data pe lună sesiuni de evaluare individuale pentru a le oferi angajaților feedback pozitiv și constructiv asupra performanțelor lor. Nu uita că generațiile mai tinere, în mod deosebit, simt constant nevoia de feedback și aprecieri imediate.