Siguranța psihologică - ingredientul uitat

Digitalizarea sau transformarea digitală este de mult pe buzele tuturor. Departe de a mai fi doar un proces de retehnologizare, transformarea digitală a depășit si momentul în care organizațiile au trecut la furnizarea produselor și serviciilor sale în mediul digital. Acum ne uităm la cum lucrăm hibrid , colaborăm remote și învățăm digital , dar mai ales la cum înlocuim deprinderi tradiționale , cum ar fi managementul de proiecte în stil Waterfall, ierarhii stricte, management de tip command & control și comunicare silozată, cu un mod de lucru mai agil, fluid, creator de valoare pentru organizație.

De fapt, nevoia de transformare digitală vine pentru a vindeca ceva (multe?) disfuncții din organizație, pe care le vedem mai jos. Și aici apare întrebarea: începem de unde trebuie cu un proces de transformare digitală, dar mai ales continuăm în direcția corectă? Nu cumva omitem un ingredient esențial? Care-i rolul siguranței psihologice într-un mediu digital sau hibrid? Pot diagnostica științific nivelul real de siguranță psihologică în echipa mea?

Disfuncții organizaționale

 Prin urmare, transformarea digitală încearcă să rezolve disfuncții tipice pe care le vedem în organizații, precum:

• Organizare în silozuri funcționale – proces greoi de predare cunoștințe de la un departament sau persoană, tezaurizarea cunoștințelor, procesul de creare valoare parcurge o serie de pași succesivi până să ajungă în mâinile clienților / utilizatorilor finali
• Un decalaj între strategie și livrare – știm ce vrem să facem și avem oamenii și instrumentele necesare pentru a face acest lucru, dar nu putem părea capabili să o facem.
• Un decalaj între dorința de ritm de livrare și capacitatea de a livra. Vrem să mergem cu 100 km/h, dar putem merge doar cu 30 km/h.
• Miopie organizațională – înțelegerea incompletă a fluxurilor de valoare din întreaga organizație, o conștientizare deficitară a sistemului în ansamblu. Cele mai multe probleme sunt cunoscute de echipe, dar iau prin surprindere conducerea, dacă  aceasta devine vreodată conștientă de ele.
• Pe termen scurt – sistemul de management al performanței încurajează  oamenii să se axeze pe victorii imediate pe termen scurt, mai degrabă decât pe rezultate sustenabile pe termen lung.
• Probleme de calitate. Putem construi ce trebuie, dar nu la calitatea necesară. Conflictele de interese sau problemele de capacitate înseamnă că produsele și serviciile sunt livrate, dar suferă de fiabilitate, consecvență sau probleme arhitecturale. Echipele funcționează precum pompierii de serviciu și se ocupă mereu de activități neplanificate.
• Capacitate slabă de învățare. Sistemele, culturile și procesele împiedică capacitatea oamenilor, echipelor sau departamentelor, de a învăța din eșecuri și succese. Aceleași greșeli se fac în mod repetat, iar atunci când apare succesul, nu știm să învățăm nici măcar din asta. 
• Ne uităm prea mult în interior. Concentrarea prea mult pe “ceea ce facem”, mai degrabă decât să monitorizăm și mediul extern pentru provocări, oportunități și schimbări de peisaj înseamnă că omitem șanse, iar provocările pot amenința grav și brusc organizația care nici măcar nu știe ce a lovit-o, darmite să fie și pregătită pentru ce se poate întâmpla.
• Ne uităm prea mult în exterior. Vedem oportunități și amenințări, dar organizația însăși nu este capabilă să le exploateze. În plus, omitem să rezolvăm ceea ce ne e mai la îndemână, adică să rezolvăm amenințări la adresa performanței sau oportunități de pe care ni le sugerează oamenii noștri.
• Ne e frică să experimentăm. O organizație care pedepsește eșecul sau divergența față de norme are o viteză din ce în ce mai mică față de competitor. E organizația în care e 100% sigur să respecți normele și să îți asumi cele mai mici riscuri, mai degrabă decât să te expui venind cu idei noi sau să recunoști că ceva nu a mers conform planului.

Transformarea digitală poate aborda toate aceste disfuncții și multe altele.

Ce este siguranța psihologică

Prof. Amy Edmondson a definit siguranța psihologică ca fiind “Convingerea că cineva nu va fi pedepsit sau umilit pentru că a ridicat o idee, o îngrijorare sau a recunoscut o greșeală”.

Siguranța psihologică pare a fi ingredientul principal pentru echipele performante. Performanța ridicată într-o echipă pur și simplu nu este posibilă fără siguranță psihologică, iar o echipă fără siguranță psihologică nu își va atinge niciodată potențialul maxim.

Siguranța psihologică este rezultatul practicilor, comportamentelor, interacțiunilor și consecvenței în timp. Echipele care lucrează împreună de mai mult timp au mai multă siguranță psihologică decât echipele de scurtă durată, deși depinde de context. Poți avea un nivel ridicat de siguranță psihologică într-o echipă, iar în alta, în cadrul aceleiași organizații, lucrurile să stea diferit. Responsabilitatea asigurării siguranței psihologice ține de modul în care se gestionează relațiile inter-personale în echipă, dar și de eficiența managementului general sau claritatea priorităților. Oamenii au nevoie de procese potrivite pentru a se implica, de instrumente și echipamente eficiente, de capacitatea de a înțelege ce urmează pe termen lung, mai degrabă decât pe termen scurt, și, mai ales, să poată vorbi deschis atunci când devin conștienți de oportunități și amenințări, indiferent dacă provin din interiorul sau din afara organizației.

Prin urmare, siguranța psihologică este necesară pentru a atenua disfuncțiile de mai sus. Echipele vor livra produse și servicii de înaltă calitate în mod consecvent numai dacă se simt în siguranță din punct de vedere psihologic să gândească mai departe, să învețe din greșeli și experimente, să ceară ajutor atunci când este necesar și să evidențieze oportunitățile și îngrijorările.

Transformările digitale se bazează pe siguranța psihologică

70% din eforturile de transformare eșuează. Astfel că, în loc să ne concentrăm atenția asupra tehnologiei sau procesului, ar trebui să începem să modelăm practici și comportamente în organizație care construiesc și mențin siguranța psihologică pentru fiecare, astfel încât fiecare să devină parte a transformării. Deming ne-a arătat că Transformarea este treaba tuturor și este timpul să învățăm măcar din asta.

Organizațiile sunt făcute din relații dintre oameni. Siguranța psihologică este creată de relațiile dintre oameni, iar transformarea digitală depinde în mod absolut de existența siguranței psihologice în întreaga organizație.

Vă recomandăm cartea The Fearless Organization a Prof Amy Edmondson, mai ales că pe baza practicilor colectate aici, și în urma cercetărilor efectuate de echipa sa, putem folosi instrumentul The Fearless Organization Scan, care ne arată, în timp real, care este nivelul de siguranță psihologică a echipei în care este testat.

În România, The Fearless Organization Scan este rulat de Atelierul de Idei.

Ce presupune evaluarea? Un test online anonim, pe baza căruia se realizează un scor agregat al echipei, cu 4 dimensiuni evaluate: Atitudinea față de risc; Incluziune si diversitate; Deschiderea spre a cere & da ajutor; Discuții oneste – care este comparat cu un bechmark de industrie. Alături de un practician certificat în interpretarea rezultatelor, echipa construiește un plan de acțiune sub formă de OKR de învățare, cu un ciclu scurt de feedback și responsabilitate comună. La 3-6 luni se reia procesul de scanare și debrief și se poate analiza retrospectiv progresul.