Viziune si vizual in prezentari business

Zilnic se fac in medie 30 de milioane de prezentari, iar un manager isi petrece cam 60% din timpul de lucru in sedinte si prezentari. 50% dintre ele sunt ineficiente si cu impact negativ. Facem asta intentionat? Evident ca nu. E vorba doar de doua lucruri: viziune neclara si vizual neadaptat.

Viziune. Sau De ce fac prezentarea?

Ce este viziunea in cazul unei prezentari?  Pe scurt, este chiar esenta sau principalul tau punct de vedere referitor la subiect. Clarifica-ti intai de ce faci prezentarea respectiva si care vrei sa fie mesajul ei central. Scurt si la obiect.

Sa presupunem ca lucrezi de 3 luni la un proiect. Ai adunat dosare intregi de date. Cum sa nu ai tocmai tu o viziune clara asupra subiectului? Te pregatesti sa faci o prezentare a statusului proiectului in urmatoarea sedinta cu managerii si ti se pare ca toate detaliile sunt importante. Prin urmare, le incluzi in prezentare si obtii slide-uri intregi pline cu bullet-uri, numere, tabele. Le prezinti cu mandrie in sedinta si la final ti se spune ca prezentarea ta nu a fost clara si nu a transmis nimic. Deci, ce se asteapta managerii sa vada intr-o prezentare si de ce?

• Sa prezinti informatia in mod sintetizat. Este task-ul tau sa filtrezi datele, sa le prelucrezi, astfel incat sa incluzi esenta lor in prezentare. Foloseste anexe sau hyperlink-uri  daca simti nevoia sa ai toate fisierele cu date la indemana pentru o discutie mai extinsa.
• Sa iti formulezi clar mesajul. Preferabil, chiar de la incepeul prezentarii. Nu astepta pana la final sa iti prezinti concluzia. S-ar putea ca cei din sala sa nu iti urmareasca argumentele fara a-ti sti scopul sau sa ajunga la alta concluzie decat ai vrea tu.
• Sa ai un flux cursiv al prezentarii. Pentru o prezentare cu rol decizional, abordarea cea mai convingatoare este de tipul problema – solutie – argumente.
• Sa fii clar si concis in discurs si sa iti sustii ideile cu argumente de impact pentru ei si pentru organizatie.

Vizualul. Sau cum sa aiba impact maxim prezentarea?

Probabil stii deja ca oamenii percep 70-80% din informatie in mod vizual. Tendintele actuale in design-ul de prezentari se indreapta si ele tot mai mult spre vizual. Se renunta la listele de bullet-uri si la pozele de tip clip art. In curentul actual, numarul cuvintelor scade (a scazut cu 29% in 2014 fata de 2013) si vizualul creste. Atat ca dimensiune, cat si ca impact.

Ce insemna vizual intr-o prezentare business? Mai putin poze comerciale si metaforice, mai mult diagrame si scheme. Transforma-ti datele din forma lor bruta (Excel, rapoarte sau orice altceva) intr-o forma vizuala prin cateva trucuri extreme de utile, cum regasesti in exemplele urmatoare:

• In loc sa prezinti etapele unui proiect intr-un slide cu bullet-uri, foloseste o diagrama smart art de tip proces si evidentiaza inlantuirea etapelor .
• In loc sa prezinti situatia vanzarilor intr-un tabel, foloseste un grafic de tip coloane sau bare.
• In loc sa prezinti in paragrafe cu cuvinte planificarea unui proiect, foloseste o diagrama Gantt sau o reprezentare de tip timeline.
• Evidentiaza in mod vizual conexiunile intre diferite idei si elemente din prezentarea ta.

Managerii sunt obisnuiti sa gandeasca lucrurile la scara mare. Este important sa le intelegi modul de gandire si abordarea pe care o folosesc in viata profesionala pentru a putea sa iti adaptezi prezentarile in functie de asteptarile lor. Si aici este unul dintre secretele unei prezentari de succes in sala de sedinte: fa un pas in spate din mijlocul “problemei”, anticipeaza nevoile si asteptarile participantiloe si adapteaza prezentarea astfel incat la finalul ei sa aveti o viziune comuna.