Despre achiziţii, cu Jan Paul van der Velde

In Bucureşti se va desfăşura prima Conferință de achiziții în mediul privat din România. Iar cum un asemenea eveniment avea nevoie de invitaţi pe măsura importanţei sale, cine putea fi mai potrivit pentru aceasta decât Jan Paul van der Velde? Cel care a reuşit nu numai să îmblânzească domeniul achizitiilor, dar să îi afle secretele şi, mai mult de atât să-şi transforme vasta experienţă din domeniu într-o filozofie devenită manual obligatoriu pentru oricine vrea să-şi facă o carieră în achiziţii. 

Şi pentru că, uneori, trei luni pot părea foarte lungi, iar aşteptarea trebuie să fie indulcită, vă oferim azi prima parte a unui interviu cu Jan Paul van der Velde. Astăzi, începuturile. Apoi, un scurt, dar concludent inside a ceea ce Jan Paul are să ne înveţe în domeniu.

''Mi-a plăcut la nebunie şi niciodată nu am mai plecat.''

Learning Network: Jan Paul, îţi mulţumesc că ai acceptat să creăm această avanpremieră a întâlnirii noastre din aprilie în Bucureşti unde, permite-mi să îţi spun, eşti foarte aşteptat de către foarte multă lume. Şi pentru că, firesc, totul are un început, spune-ne, te rog, cum ai intrat în domeniul achiziţiilor?

Jan Paul van der Velde: Printr-o simplă coincidenţă! (rade) Imediat după absolvire, îmi căutam o slujbă şi...mi s-a oferit un loc în domeniu (niciodată nu mă gândisem la asta înainte). Mi-a plăcut la nebunie şi niciodată nu am mai plecat.

''Pentru mine, cele mai importante contracte de achiziţie sunt cele care merg mai departe de asigurarea doar a livrării unor bunuri sau servicii.''

L. N.: Care este cea mai importantă achiziţie în care ai jucat un rol cheie?

J.P.V.: Pentru mine, cele mai importante contracte de achiziţie sunt cele care merg mai departe de asigurarea doar a livrării unor bunuri sau servicii. Există multe discuţii de contract de care îmi amintesc. De exemplu, una în care voiam să externalizăm producţia de sticlă pentru recipientele Heineken. O discuţie lungă şi dificilă, care aproape a eşuat în ultima întâlnire pe un punct irelevant. Îmi amintesc, de asemenea, şi de primul meu contract cu un furnizor chinez de materie prima esenţială pentru producerea de arome de căpşuni....

Vezi: Cursuri de achiziții recomandate de LearningNetwork

Ambele exemple le folosesc în mod des în trainingurile mele pentru că din orice succes şi orice (aproape) eşec ai de învăţat.

Money Maker sau despre un pionierat în domeniul achiziţiilor din România

L.N.: Care sunt aşteptările tale, Jan Paul, în ceea ce priveşte Money Maker- Conferinţa de Achiziţii în Mediul Privat, organizată anul acesta în Bucureşti pe 4 aprilie. De altfel, de ce să nu o spunem, un eveniment unic, în exclusivitate în ţara noastră, din moment ce este primul organizat pe această temă până acum.

J.P.V.: Sper să găsesc un grup angajat şi împreună să putem străbate toate oportunităţile şi provocările pe care achiziţia modernă le reprezintă. Mă aştept ca împreună cu mine participanţii să înveţe tehnicile, să-şi înţeleagă mai bine atât propria poziţie, cât şi poziţia celui aflat în partea cealaltă şi, ca atare, să asigure, după ce foloseşte aceste tehnici, rezultate mai bune pentru viitor.

''...este foarte bine să acorzi ceva timp şi înţelegerii principalelor trăsături ale culturii ţării respective, dar stând departe de dogmele de tip ''alb şi negru (...) Pe harta mea de ''unde am fost'', nu se mai află prea multe ţări.''

L.N: Ai lucrat în diferite ţări. Care crezi că sunt principalele diferenţe în domeniul achiziţiilor dintre aceste ţări?

J.P.V.: Multe lucruri sunt la fel. Şi, da, există şi câteva diferenţe. Acest fapt are legătură cu respectul şi atenţia acordată culturii ţării respective şi cred că este foarte bine ca, atunci când lucrezi în altă ţară decât cea natală, să acorzi ceva timp şi înţelegerii principalelor trăsături ale culturii ţării respective, dar stând departe de dogmele de tip ''alb şi negru''.

L.N.: Spune-ne, te rog, în ce ţări ai lucrat în calitate de expert în domeniul achiziţiilor?

J.P.V.: În poziţia pe care am deţinut-o la Heineken, PepsiCo, Quest şi acum în calitatea mea de membru în Consiliul de administraţie al companiei globale INK  (Flint Group, www.flintgrp.com), am lucrat în multe ţări. Am muncit şi am trăit în Marea Britanie, Elveţia şi Polonia, dar în poziţia mea actuală călătoresc de două ori pe lună de pe un continent pe altul şi de două ori într-o săptămână în Europa. Pe harta mea de ''unde am fost'', nu se mai află prea multe ţări pe care să nu le fi vizitat înainte cu scopul de a face afaceri înţelepte şi este într-un fel ironic faptul că România se numără printre ele.

De la 0 la miliarde

''Au fost multe momente ''definitorii'' în cariera mea. (...) De la extraordinarele sesiuni de strategii de la PepsiCo (...) până la prima mea poziţie într-un Consiliu de administraţie (...) mi-am folosit propria filozofie.''

L.N.: Ne poţi spune care a fost cel mai complex moment sau proiect în cariera pe care ţi-ai clădit-o în domeniul achiziţiilor?

J.P.V.: Au fost multe momente ''definitorii'' în cariera mea. De la extraordinarele sesiuni de strategii de la PepsiCo, unde am schimbat set-up-ul industriei de ambalaje flexibile, până la prima mea poziţie într-un Consiliu de administraţie, unde devii responsabil de cheltuirea a peste un miliard de euro, cu mai mult de 100 de achizitori care îţi raportează direct. De la a fi asistent de project manager în construirea unei fabrici în valoare de 100 de milioane de euro la PepsiCo până la un contract pe 5 ani în valoare de 4 miliarde de euro a lanţului lung de aprovizionare.

L.N.: Ne poţi spune care sunt realizările de care eşti cel mai mândru?

J.P.V.: În poziţia pe care o deţin în prezent, am avut ocazia de a forma de la zero o echipă şi un proces de achiziţii. Iar pentru aceasta, mi-am folosit propria filozofie pe care am descris-o şi în cartea pe care am scris-o şi am fost capabil să scutesc un procent de 20% din costuri (circa 100 de milioane de euro) printr-o mai bună aliniere, armonizare, categorii mai clare de strategie şi o uriaşă simplificare a procesului. Un număr semnificativ de achizitori fac mult mai mult şi mult mai bine. Un studiu comparativ recent al AT Kearney ne-a situat în segmentul de top în ceea ce priveşte modul în care cumpărăm şi modul în care ne organizăm procesele. Asta chiar m-a făcut să mă simt bine.

''Astăzi este o oportunitate să faci ceva mai bine decât ieri şi să adaugi valoare companiei tale. (...) Domeniul achiziţiilor îţi oferă ocazia să vezi atât compania ta în totalitatea ei, cât şi foarte multe alte companii externe.''

L.N.: Ce te face să te ridici din pat dimineaţă?

J.P.V.: Foarte simplu! Astăzi este o oportunitate să faci ceva mai bine decât ieri şi să adaugi valoare companiei tale.

L.N.: Ce îţi place cel mai mult şi, din contră, ce îţi place cel mai puţin în munca ta din domeniul achiziţiilor?

J.P.V.: Domeniul achiziţiilor îţi oferă ocazia să vezi atât compania ta în totalitatea ei, cu tot ce reprezintă aceasta, cât şi foarte multe alte companii externe. Iar acest lucru mă ajută pe mine într-un mod cu totul extraordinar să îmi exercit şi actualul rol din consiliul de administraţie din moment ce capeţi şi beneficiezi de o perspectivă mai largă decât mulţi alţii care tind să observe doar o parte a companiei.

L.N.: Care este ultima carte pe care ai citit-o în scop pur distractiv?

J.P.V.: În acest moment, citesc Nordic Crime Books (Nordic crimi’s). O carte bine scrisă şi bună pentru relaxare.

''Dacă vrei să fii de succces, ai nevoie să faci multe greşeli (...) la fiecare 10 decizii, cel puţin una va fi greşită sau chiar ar trebui să fie greşită. (...) Colegii mi-au spus atunci că m-am făcut alb la faţă (...) întotdeauna te întrebi dacă nu cumva se putea şi mai mult.'' 

 L.N.: Dacă achiziţiile publice ar fi un animal, care ar fi acesta?

J.P.V.: Un jaguar. Arată bine şi pare abordabil, dar este foarte bine antrenat să acţioneze rapid şi, la nevoie, să ucidă.

L.N.: Se spune că din greşeli învăţăm. Ne poţi vorbi de momentul în care ai făcut o greşeală?

J.P.V.: Dacă vrei să fii de succces, ai nevoie să faci multe greşeli. Am avut un şef la PepsiCo care mi-a spus că, la fiecare 10 decizii, cel puţin una va fi greşită sau chiar ar trebui să fie greşită. De asemenea, el mi-a spus că după ce faci greşeala, trebuie să o corectezi imediat, să o transformi în propriul avantaj şi să înveţi să nu faci niciodată aceeaşi greşeală de două ori. 

Sunt sigur că de atunci am făcut multe greşeli. Cea de care îmi amintesc cel mai mult este de la începutul carierei mele. Negociam atunci 12 maşini de prelucrare pentru chipsuri. Era o tehnologie complet nouă. Din cauza unei greşeli minore făcută în cererea de ofertă (RFQ- Request For Quotation), am menţionat doar 6 maşini şi am decis să las aşa greşeala şi să menţionez 12 maşini doar în timpul discuţiei (asta a fost o decizie bună, a început să meargă ''prost'' mai târziu).

După toate discuţiile tehnice privitoare la caietul de sarcini, etc., am început ca un tânăr cumpărător novice să discut termenii. După ce i-am finalizat, am discutat preţul şi am decis să testez situaţia extremă a preţurilor. Am propus că sunt de acord cu preţul total pentru cele 6 maşini dacă furnizorul va oferi pentru această sumă 12 maşini. Furnizorul a căzut într-o tăcere adâncă şi am crezut că mă va da afară. A început să spună că propunerea mea este o adevărată insultă şi că nu este sub nicio formă realistă. Dar, apoi, spre surpinderea mea, a continuat să spună că îşi doreşte să-şi dezvolte tehnologia creată, că vrea să ne plaseze nouă prima maşină şi, ca atare, este de acord.

Colegii mi-au spus atunci că m-am făcut alb la faţă. Nu mă aşteptăm niciodată la aşa ceva şi, deşi proiectul a fost livrat semnificativ sub bugetul disponibil, să ştiţi că m-am simţit chiar rău, pentru că, în calitatea ta de cumpărător, întotdeauna te întrebi dacă nu cumva se putea şi mai mult. 

Vezi: Cursuri de achiziții recomandate de LearningNetwork

Este o mare lecţie în cazul acesta şi pot să-l folosesc ca exemplu în training pentru a cerceta ce putem învăţa de aici (multe lucruri!, dar trebuie să mai aşteptaţi puţin).

(va urma)